BLOG SUPPLY CHAIN LOGISTIK DAN GUDANG

(YOUR TRUSTED BLOG AND PARTNER), Referensi tentang Manajemen Supply Chain Logistik Dan Gudang Serta Distribusi

November 25, 2018

Manajemen Gudang | Cara Menghindari Terjadinya Dead Stock Di Gudang Raw Material

loading...
Image source:pixabay

Dalam kegiatan usaha industri manufaktur kita sering mendengar istilah dead stock. Ini adalah hantu dan musuh bersama yang harus di musnahkan. Mengapa demikian ? Karena dead stock bisa membuat perusahaan menjadi rugi.
Apakah definisi dari dead stock ? Dead stock adalah tidak terpakainya material dalam jumlah atau stock yang besar di gudang dalam jangka waktu yang lama. Akibat yang di sebabkan oleh dead stock adalah arus kas atau cash flow perusahaan menjadi kurang sehat dan terganggu. Kenapa ? Karena sebagian aset perusahaan tertahan dan dan tidak bergerak di gudang.

 Ada beberapa faktor penyebab terjadinya dead stock di gudang, diantaranya sebagai berikut :
  • Kontrol terhadap supply material yang lemah.
  • Stock material yang tidak pernah di update.
  • Pergantian spec material dari marketing dan engineering.
  • Sistem penyimpanan atau storage di gudang yang buruk.
  • Minimum order dari supplier.

Untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai faktor penyebab terjadinya dead stock di atas, baiklah saya akan coba jabarkan satu persatu sebagai berikut :

1. Kontrol terhadap supply material yang lemah
Mengapa hal ini bisa terjadi ? Seperti pernah saya tulis dalam artikel saya sebelumnya ( anda bisa membacanya disini ), kontrol supply material yang lemah di sebabkan oleh perencanaan yang tidak baik dan maksimal. Membeli barang dalam jumlah yang banyak karena kekhawatiran harga akan naik dari supplier di next order, menyebabkan kita membeli material melebihi dari forecast kebutuhan barang. Harapannya baik yakni melakukan efisiensi biaya pembelian di saat harga belum naik, tetapi kita tidak menyadari bahwasannya bahaya sedang mengintai di depan mata kita karena peluang terjadinya dead stock jelas ada.

2.Stock material yang tidak pernah di update.
Ini adalah sebuah masalah dan kesalahan yang fatal dalam fungsi manajemen gudang. Mengapa ? Karena salah satu fungsi utama gudang adalah menjaga dan menyajikan data stock material secara update dan periodik kepada pihak lain termasuk bagian perencanaan (PPIC) dan bagian pembelian ( purchasing). Jika stock material yang di berikan salah maka pihak lain juga akan terkena imbasnya yakni melakukan pembelian yang salah. Akibatnya tentu sudah jelas, resiko terjadinya dead stock mengintai kita.

3. Pergantian spec material dari marketing dan engineering.
Seringkali karena tuntutan dari customer di lapangan yang di akibatkan oleh banyaknya keluhan yang terjadi menyebabkan divisi marketing dan engineering merubah spec material tertentu secara mendadak. Jika ini terjadi sudah jelas akan mengakibatkan kita terpaksa harus membeli material baru sesuai spec yang di minta. Pertanyaannya, bagaimana dengan stock material spec lama yang masih tersimpan di gudang ? Tentu saja ini menjadi peluang akan terjadinya dead stock.

4. Sistem penyimpanan atau storage di gudang yang buruk.
Hal ini juga sebuah kesalahan fatal dari manajemen gudang. Tempat penyimpanan yang di kontrol menyebabkan material terselip dan luput dari kontrol kita. Jika ini terjadi maka sudah pasti akan mempengaruhi data stock yang menjadi tidak real dan update.

5. Minimum order dari supplier.
Berdasarkan pengalaman saya sebagai seorang kepala gudang sebelumnya dan sekarang menjadi kepala PPIC, beberapa supplier menetapkan kebijakan pembelian yakni customer di haruskan membeli jumlah minimum order yang harus di beli jika ingin membeli barang mereka. Hala ini tentu sebuah resiko yang harus di tanggung oleh kita karena kita terpaksa harus membelinya walaupun melebihi kebutuhan kita sendiri karena taruhannya adalah proses produksi bisa terhenti.

Setelah mempelajari faktor - faktor penyebab terjadinya dead stock di atas, apakah ada cara untuk mencegah atau menghindarinya ? Tentu saja ada, asal kita mau berusaha dan konsisten menjalankannya. Berikut ini beberapa cara yang bisa kita lakukan, antara lain :

1. Jika ada ancaman kenaikan harga dari supplier, kita ( dalam hal ini adalah bagian purchasing ) harus melakukan negosiasi dengan supplier tersebut. Salah satunya adalah menjanjikan repeat order tetapi dengan syarat harga belum naik atau masih memakai harga lama. Apakah bisa ? Bisa, karena jika kita menjanjikan repeat order maka supplier juga bisa melakukan persiapan pembelian bahan baku mereka lebih awal, tentu saja dengan harga lama mereka.  Kemudian alternatif yang lain adalah segera mencari supplier pengganti sebagai alternatif. Ini tentu butuh waktu, karena biasanya material dari supplier baru untuk barang tertentu memerlukan proses uji testing oleh engineering sebelum di gunakan.  Namun sebagai alternatif pilihan itu harus kita lakukan.

2.  Mewajibkan gudang material melaksanankan stock opname setiap bulan secara rutin. Hal ini harus di lakukan supaya didapatkan stock real yang di jadikan sebagai acuan bagian PPIC dan Purchasing dalam melakukan perencanaan produksi dan pembelian material.

3. Meminta agar proses pergantian spec bisa di lakukan dengan cara menghabiskan spec lama dulu kebagian engineering dan marketing. Jika tidak bisa, maka kita bisa meminta kepada engineering agar material spec lama yang masih tersisa di gudang di alihkan ke type yang lain.

4. Memperbaharui layout gudang yang ada adalah sebuah alternatif yang bisa kita lakukan. Reposisi material dengan mengelompokkan kembali material yang ada berdasarkan kelompok nya. Ketegasan seorang kepala gudang mutlak di perlukan agar semua operator gudang bisa menjalankannya dengan benar. Jika ada satu dua yang membangkang berikan peringatan. Jika tidak bisa melakukan pekerjaan tersebut dengan benar maka anda berhak untuk melakukan rotasi kebagian lain melalui HRD.

5. Dalam bisnis kepandaian melakukan negosiasi sangatlah penting. Dewasa ini peraturan minimum order sudah mulai jarang di berlakukan oleh supplier. Namun jika mereka masih menerapkannya maka kita bisa melakukan negosiasi dengan mereka. Caranya adalah, memberikan semacam forecast pembelian untuk beberapa bulan ke depan sesuai dengan data kebutuhan yang kita dapat dari marketing. Dengan cara tersebut ternyata saya berhasil lakukan dengan baik. Perlu kita ketahui salah satu alasan mengapa supplier menerapkan minimum order qty kepada kita adalah cost mereka akan tertutup jika mereka mereka memproduksi barang kita sesuai dengan jumlah minimum tersebut. Dengan cara memberikan forecast beberapa bulan kedepan maka mereka bisa melakukan proses produksi sekali jalan. Sisa produksi yang belum kita minta bisa mereka simpan di gudang mereka terlebih dahulu.

Demikianlah artikel mengenai dead stock material dan cara mencegah atau menghindarinya. Semoga berguna dan bermanfaat untuk kita semua.

Referensi :
Image by pixabay

loading...

No comments:

Post a Comment