BLOG SUPPLY CHAIN LOGISTIK DAN GUDANG

(YOUR TRUSTED BLOG AND PARTNER), Referensi tentang Manajemen Supply Chain Logistik Dan Gudang Serta Distribusi

February 23, 2019

Manajemen Gudang | Penyebab Data Stock Material Tidak Akurat

loading...
Image source : pixabay

Salah satu tolak ukur keberhasilan pengelolaan dan manajemen gudang adalah akurasi data stock. Jika data stock yang di sajikan oleh gudang akurat maka sudah pasti aspek lain di gudang juga baik. Karena apa ? Karena untuk menghasilkan sebuah data stock yang akurat harus di dukung oleh faktor dan aspek lain yang saling berhubungan sehingga hasilnya adalah data stock yang akurat. Sangat mustahil menghasilkan sebuah data stock yang akurat jika manajemen pengelolaan gudangnya tidak baik.

Bagi anda selaku Manager Gudang, Kepala Gudang, Staff Gudang ataupun Operator Gudang harus mempelajari bagaimana agar pengelolaan gudang bisa berjalan dengan baik. Tentunya sesuai dengan tugas pekerjaan dan kewenangannya masing - masing. Pahami tugas dan wewenang anda dan kembangkan ide - ide baru yang menunjang dan memudahkan tugas - tugas anda.

Rekomendasi :
  • Tugas Manager Gudang baca disini
  • Tugas Kepala Gudang baca disini
  • Tugas Staff Gudang baca disini
Supaya dapat melakukan preventive (pencegahan) dan juga corrective action (perbaikan) terhadap masalah - masalah yang menjadi penyebab tidak akuratnya data stock gudang, maka anda sebaiknya membaca uraian di bawah ini.

Penyebab data stock tidak akurat, antara lain :

1. Layout Gudang Buruk

Design layout gudang sangat mempengaruhi banyak aktivitas di gudang. Sebuah gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja, melainkan penataan dan pemanfaatan area gudang secara maksimal dan tepatlah yang akan menjadikan gudang lebih baik. Desain layout menyangkut banyak hal seperti pengaturan letak barang, penyusunan barang, mekanisme pengambilannya dan sebagainya.

2. Sistem Penerimaan Barang Tidak Baik

Penerimaan barang adalah awal di mana proses pengelolaan material di mulai di dalam gudang. Harus di siapkan sistem penerimaan barang dengan detail misalnya Instruksi Kerja (IK), Proses pengecekannya ( Apakah random atau cek 100%), Mekanisme jika barang yang di terima tidak sesuai (Prosedurnya bagaimana, kemudian apa yang harus di lakukan) dan sebagainya.

3. Sistem Storage (Penyimpanan) Buruk

Selain penerimaan, sistem penyimpanan barang yang buruk juga menjadi penyebab tidak akuratnya data stock gudang. Penyimpanan di sini menyangkut misalnya letak barang, pengelompokan barang sejenis, pengelompokan barang chemical dan sebagainya. Semua harus ada Instruksi Kerjanya (IK).

4. Movement Barang

Pergerakan dan perpindahan letak posisi barang harus selalu di update. Usahakan perpindahan posisi letak barang jangan terlalu sering dilakukan. Karena itu konsep layout penempatan barang harus sudah di pikirkan dari awal dengan matang. Seringnya perpindahan letak posisi barang  sebagai akibat dari susahnya melakukan pengambilan barang karena letaknya yang tertutup barang lain adalah posisi letak barang menjadi tidak update  lagi. Peluang terjadinya lost control juga lebih besar karena seringnya perpindahan letak posisi barang.

5. Order Picking 

Pengambilan material juga bisa menjadi penyebab tidak akuratnya data stock. Proses order picking ini sangat berkaitan dengan proses movement barang di atas.

6. Kesalahan Pengiriman 

Ini adalah masalah paling umum dan paling sering terjadi di gudang. Kesalahan jumlah barang yang tidak sesuai dengan voucher produksi akan sangat mempengaruhi data stock. Jika terdeteksi dan ketahuan mungkin sedikit lebih baik karena bisa segera di lakukan koreksi, tetapi jika tidak terdeteksi maka akan sangat berbahaya. Jadi sebaiknya sebelum barang di kirim harus di cek kembali agar lebih yakin bahwa jumlahnya sudah benar dan sesuai.

7. Menunda Update Kartu Stock

Idealnya adalah segera setelah terjadi transaksi dan mutasi material, maka kartu stock juga harus secepatnya di update. Kebiasaan yang sering terjadi adalah operator gudang  sering menunda untuk mengupdate transaksi yang terjadi, sehingga akhirnya lupa karena sudah sibuk dengan aktivitas yang lain. Hal ini harus di hindari mengingat resiko nya adalah data stock menjadi tidak akurat. 

Hal yang sering menjadi alasan mengapa operator gudang menunda untuk langsung mengupdate transaksi kedalam kartu stock adalah sibuk. Hal seperti ini bukanlah sebuah alasan yang bisa di terima begitu saja. Transaksi yang terjadi harus segera di catat, karena jika tidak maka akhirnya lupa. Dan lupa selalu menjadi alasan paling sering kita dengar.

8. Tidak Pernah Di Lakukan Stock Opname

Stock opname adalah aktivitas perhitungan fisik barang secara aktual di gudang. Stock opname bisa di lakukan dalam beberapa metode dan cara. Secara Umum stock opname bisa di lakukan secara harian (daily) dengan sistem random material. Kemudian bisa juga di lakukan secara bulanan (monthly), tiga bulan sekali, enam bulan sekali dan yang paling minimal adalah setahun sekali.

Stock opname di gunakan selain dari untuk mengetahui nilai asset barang di gudang juga bisa di gunakan untuk melakukan koreksi data dan rekonsiliasi data stock material. Jika stock opname tidak pernah di lakukan akan sangat berbahaya akibatnya. 

Demikianlah sekelumit tentang penyebab data stock material tidak akurat. Next time kita akan membahasnya lebih dalam dan lebih detail lagi masalah - masalah tersebut supaya semakin jelas apa masalah pokoknya dan bagaimana solusinya. Jadi tunggu artikel berikutnya dari blog ini.

loading...

No comments:

Post a Comment